Kurumsal yazılım maliyetini belirleyen altı kalem vardır: kapsam genişliği, entegrasyon sayısı, veri aktarımı, kullanıcı ve rol karmaşıklığı, altyapı gereksinimi ve devreye alma sonrası bakım. İki teklif arasındaki fark genellikle bu kalemlerden hangilerinin dahil edildiğiyle açıklanır; saat ücretiyle değil.
- Yazılım maliyetini saat ücreti değil, kapsamın nasıl tanımlandığı belirler.
- İki teklif arasındaki fark genellikle veri aktarımı, entegrasyon ve altyapı kalemlerinin dahil olup olmamasından doğar.
- Analiz tamamlanmadan verilen fiyat tahmindir; düşük çıkarsa proje ortasında ek kalem, yüksek çıkarsa gereksiz ödeme demektir.
- Yazılımın çalışacağı sunucu ve lisans maliyeti teklifin içinde değilse toplam maliyet yanlış hesaplanır.
- Kaynak kodun ve dokümantasyonun kurumda kalması, tedarikçi değiştirme maliyetini sıfıra yaklaştırır.
Maliyeti belirleyen altı kalem
Yazılım teklifi alırken en yaygın hata, iki teklifi toplam rakam üzerinden karşılaştırmaktır. Aynı işi anlattığını sandığınız iki teklif, çoğu zaman farklı kapsamları fiyatlandırır. Karşılaştırmayı anlamlı kılan şey, her teklifin aşağıdaki kalemleri açıkça içerip içermediğidir.
- Kapsam genişliği — kaç ekran, kaç iş akışı, hangi raporlar
- Entegrasyon sayısı — her entegrasyon ayrı bir geliştirme ve test yüküdür
- Veri aktarımı — eski sistemdeki verinin temizlenmesi ve taşınması
- Kullanıcı ve rol karmaşıklığı — onay akışları ve yetki matrisi
- Altyapı — sunucu, lisans, yedekleme; yazılımın çalışacağı ortam
- Devreye alma sonrası bakım — hata giderme ve planlı geliştirme
Neden analiz öncesi verilen fiyat güvenilir değildir
Kapsam yazıya dökülmeden verilen fiyat, tahminden ibarettir. Tahmin düşük çıktığında proje ortasında ek kalem konuşulur; yüksek çıktığında gereksiz ödeme yapılır. Her iki durum da kurum için kötüdür.
Doğru sıralama şudur: önce süreç yerinde incelenir, entegrasyon noktaları tespit edilir, kapsam sınırı yazılı olarak sabitlenir; fiyat bundan sonra kesinleşir. Analiz aşamasının kendisi ücretli olabilir, ancak bu ücret projenin toplam riskini ciddi biçimde düşürür.
Teklifleri karşılaştırırken sorulacak sorular
Aynı soruları her tedarikçiye sorduğunuzda, tekliflerin gerçekte neyi kapsadığı hızla ortaya çıkar.
- Kaynak kod ve veri modeli proje sonunda bize teslim ediliyor mu?
- Kaç entegrasyon dahil? Yeni bir entegrasyon eklenirse nasıl fiyatlanıyor?
- Veri aktarımı kapsamda mı, ayrı kalem mi?
- Yazılımın çalışacağı sunucu ve lisans maliyeti teklifin içinde mi?
- Devreye alma sonrası garanti süresi ne kadar, neyi kapsıyor?
- Bakım anlaşmasının aylık bedeli ve müdahale süresi taahhüdü nedir?
Altyapı maliyetini ayrı düşünmeyin
Yazılım teklifi düşük görünen bir tedarikçi, yazılımın çalışacağı sunucuyu ve lisansı kapsam dışında bırakmış olabilir. Bu kalemler sonradan ayrı bir yatırım olarak karşınıza çıkar ve toplam maliyeti değiştirir.
Yazılımı geliştiren ile altyapıyı kuran taraf farklı olduğunda, performans sorunlarında sorumluluk da bölünür. Yazılım tarafı sunucuyu, sunucu tarafı yazılımı işaret eder. Tedarik ve geliştirmenin aynı şirkette olması bu tartışmayı ortadan kaldırır.
Bu konuda sorulanlar.
Çünkü teklifler çoğu zaman aynı kapsamı fiyatlamıyor. Bir teklif yalnızca ekran geliştirmesini içerirken diğeri veri aktarımını, entegrasyonu, eğitimi ve devreye alma sonrası bakımı da kapsıyor olabilir. Karşılaştırmayı anlamlı kılmanın tek yolu, her tedarikçiye aynı kalem listesini sorup dahil olup olmadığını yazılı almaktır.
Saat ücreti tek başına karşılaştırma aracı değildir. Düşük saat ücreti veren bir ekip işi iki kat sürede bitiriyorsa avantaj kaybolur. Sabit kapsam üzerinden sabit fiyat, kurum açısından riski tedarikçiye devrettiği için genellikle daha güvenlidir; ancak bunun ön koşulu kapsamın yazılı olarak sabitlenmesidir.
Genellikle evet. Analiz, projenin en büyük riskini — yanlış kapsamı — ortadan kaldırır ve çıktısı (gereksinim dokümanı) başka tedarikçilerle de kullanılabilir. Ücretsiz analiz vaat eden teklifler bu maliyeti çoğu zaman proje fiyatına gizler.
Kapsam sabitlendikten sonra fiyat sabittir. Kapsam dışı yeni talepler ayrı olarak fiyatlanır ve yazılı onayla eklenir. Sözleşmede değişiklik yönetiminin nasıl işleyeceğinin tanımlı olması, sonradan çıkacak tartışmaların çoğunu baştan önler.
Geliştirme bedeline; sunucu ve lisans maliyeti, yıllık bakım anlaşması, entegre olduğu sistemlerin güncellemelerinden doğacak uyum çalışmaları ve kullanıcı eğitimi eklenir. Üç yıllık toplam üzerinden bakıldığında, en düşük geliştirme teklifi çoğu zaman en ucuz seçenek çıkmaz.
